Damit du optimal auf die Schulung vorbereitet bist, findest du hier einige wichtige Hinweise und kurze Prüfungen, die du vor dem Termin durchführen solltest.

Bitte gehe die folgenden Punkte vor der Schulung einmal durch. So können wir die gemeinsame Zeit möglichst effektiv nutzen und technische Hürden vermeiden.

Vielen herzlichen Dank, ich freue mich auf die Schulung mit dir 😊
Herzliche Grüße, Claudia

Warum diese Vorbereitung wichtig ist

Microsoft 365 entwickelt sich ständig weiter. Je nach Lizenz, Unternehmensrichtlinien und Einstellungen können Funktionen unterschiedlich aussehen oder teilweise nicht verfügbar sein.

Mit dieser kurzen Vorbereitung stellst du sicher, dass die wichtigsten Voraussetzungen erfüllt sind und du der Schulung entspannt folgen kannst.

Die folgende Vorbereitung dauert nur etwa 10 Minuten und hilft dabei, die Schulung optimal zu nutzen.

Vielen Dank für die kurze Vorbereitung. So können wir die gemeinsame Zeit optimal nutzen und direkt mit den Inhalten starten.

Inhaltsverzeichnis

Technik-Checkliste für vor der Schulung

Microsoft Teams Lizenz prüfen

Diese Prüfung zeigt, ob dir die benötigten Funktionen in Microsoft Teams zur Verfügung stehen.

Tool: Microsoft Teams
Bereich: Vertikales Menü auf der linken Seite

So gehst du vor:

Öffne Microsoft Teams.
Schaue in das vertikale Menü auf der linken Seite.
Prüfe, ob dort der Menüpunkt „Chat“ (siehe rot umrandetes Symbol im Bild) angezeigt wird.

Ergebnis:

„Chat“ ist sichtbar:
Die benötigte Microsoft-Teams-Lizenz ist vorhanden ✅

„Chat“ ist nicht sichtbar:
Bitte wende dich vor der Schulung an deine IT-Abteilung.

Hier der Ticket-Vorschlag:

Betreff: Vorbereitung auf Microsoft Teams Schulung – Lizenzprüfung

Hallo,

ich nehme demnächst an einer Microsoft Teams Schulung teil.

Bei der Vorbereitung wurde geprüft, ob in Microsoft Teams der Menüpunkt „Chat“ vorhanden ist. Dieser wird bei mir aktuell nicht angezeigt.

Bitte sorgt dafür, dass mein Benutzerkonto die erforderliche Microsoft Teams Lizenz und die entsprechenden Berechtigungen eingerichtet sind.

Vielen Dank für eure Unterstützung.

Freundliche Grüße
[Name]

Microsoft-Teams-Only-Modus prüfen

Der Microsoft-Teams-Only-Modus ist keine Voraussetzung für die Schulung. Das heißt, dass du nur über Microsoft Teams telefonierst.

Er ist jedoch hilfreich, da erst dann die vollständigen Kommunikations- und Telefoniefunktionen in Microsoft Teams zur Verfügung stehen können.

Falls du nicht weißt, ob dein Unternehmen bereits auf den Microsoft-Teams-Only-Modus umgestellt wurde, kannst du trotzdem an der Schulung teilnehmen.

Bildschirmfreigabe vorbereiten

Microsoft-365-Anwendungen können je nach Lizenz, Version, Update-Stand und Unternehmenseinstellungen unterschiedlich aussehen.

Deshalb ist es hilfreich, wenn während der Schulung einzelne Teilnehmende ihren Bildschirm teilen.

Warum ist das sinnvoll?

Funktionen können direkt in der eigenen Umgebung geprüft werden.
Unterschiede werden sofort sichtbar.
Die gezeigten Schritte können unmittelbar umgesetzt werden.
Fragen lassen sich schneller klären.

Ein wesentlicher Vorteil: Wer selbst klickt und die Schritte direkt umsetzt, lernt meist besonders viel und festigt das Wissen direkt.

Die Bildschirmfreigabe ist freiwillig, ich brauche nur mindestens eine Person.

Verwendete Anwendungen prüfen

Je nach Schulung werden unterschiedliche Microsoft-365-Anwendungen eingesetzt.

✅ Prüfe vor der Schulung anhand der Tabelle unten, ob du auf die benötigten Anwendungen zugreifen kannst.

A) Ermittle in der Tabelle alle Anwendungen im roten Kasten, die für DEINE SCHULUNG benötigt werden.
Die browserbasierten Anwendungen brauchst du nicht zu prüfen.

B) Gehe anschließend für jede benötigte Anwendung wie folgt vor:

So prüfst du die Anwendungen:

Klicke auf die Lupe in der Taskleiste neben dem Windows-Symbol
Gib den Namen der Anwendung im Suchfeld ein (z. B. Microsoft Teams, Outlook, OneDrive oder OneNote).
✅ Wird die Anwendung gefunden und lässt sie sich öffnen, ist sie installiert
❌ Wird die Anwendung nicht gefunden oder kannst du sie nicht starten, wende dich bitte an deine IT-Abteilung.

Videokonferenz über Zoom – Technikcheck & Orientierung

Für die Schulung nutzen wir Zoom und nicht Microsoft Teams.

Warum Zoom?
Microsoft Teams ist selbst Bestandteil der Schulung. Über Zoom können wir Teams unabhängig öffnen und während der Schulung die Funktionen vollständig und praxisnah zeigen und ausprobieren.

Technik Check-IN

Du findest nachfolgend ein Anleitungsvideo und auch die Schritt-für-Schritt Anleitung (darunter) mit den dem Technik CHECK-IN in Zoom.

Öffne hier den Zoom-Link für die Schulung, um diese Einstellungen selbst zu testen.

Anleitungsvideo für den Technik CHECK-IN in Zoom

Ton prüfen

Wenn du die Browserversion nutzt und die Zoom-App nicht installiert ist, kannst du den Ton nur
– vor dem Login einstellen oder
– nachdem der Termin gestartet wurde.

Gehe wie folgt vor, um den Ton einzustellen:

Klicke auf den Button „Stummschalten“ auf der linken Seite
Klicke dann auf „Use microphone“, um das Mikrofon freizugeben
Prüfe, ob das richtige Mikrofon und den richtige Lautsprecher gewählt hast

Kamera prüfen

Die Kamera kannst du, ähnlich wie den Ton,
– vor dem Login einstellen oder
– nachdem der Termin gestartet wurde.

Gehe wie folgt vor, um den Kamera einzustellen:

Klicke auf den Button „Video anhalten“ auf der linken Seite
Klicke dann „Use camera“, um die Kamera generell freizugeben
Prüfe, ob du die richtige Kamera gewählt hast

Bitte gib Vor- und Nachnamen ein

Bitte gib beim Einloggen deinen Vornamen und Nachnamen vollständig an. So kann ich dich während der Schulung persönlich ansprechen.

Erklärung der Zoom-Funktionen die wir nutzen

Die nachfolgenden Funktionen kannst du erst testen, wenn die Schulung gestartet ist.
Deswegen habe ich sie hier beschrieben und zusätzlich eine kurze Video-Anleitung weiter unten erstellt.

Bildschirm teilen

Über „Freigeben“ in der Menüleiste von Zoom kannst du deinen Bildschirm mit mir und der Gruppe teilen.

Das ist hilfreich, wenn du eine Frage hast oder wir uns gemeinsam etwas auf deinem Bildschirm anschauen möchten.

Kommentieren

Während einer Bildschirmfreigabe kannst du über „Kommentieren“ direkt auf dem geteilten Bildschirm mitarbeiten:

Stempeln – z. B. einen Haken oder ein anderes Symbol setzen
Schreiben – Texte oder kurze Hinweise ergänzen
Zeichnen und markieren – wichtige Stellen hervorheben

Die Kommentierleiste findest du in der Browserversion unten links.
Bitte drücke unbedingt den türkis ausgefüllten Kreis, da du bei dem anderen Kreis im Hintergrund nur eingeschränkte Funktionen hast.

So kannst du der Schulung am besten folgen

Mit ein paar kleinen Vorbereitungen kannst du Ablenkungen reduzieren, dich besser konzentrieren und möglichst viel aus der Schulung mitnehmen.

Schalte deine Kamera ein

Wenn wir das Gefühl haben, gesehen zu werden, bleiben wir häufig aufmerksamer und sind aktiver dabei. Außerdem macht die Kamera den Austausch persönlicher.

Stelle deinen Teams-Status auf „Bitte nicht stören“

Stelle deinen Status in Microsoft Teams für die Dauer der Schulung auf „Bitte nicht stören“. So wirst du nicht durch eingehende Nachrichten und Benachrichtigungen abgelenkt.

Schließe nicht benötigte Anwendungen

Schließe Programme, Browser-Tabs und Fenster, die du während der Schulung nicht brauchst. Das sorgt für mehr Übersicht und weniger Ablenkung.

Mach aktiv mit

Probiere die gezeigten Schritte direkt selbst aus und stelle Fragen, wenn etwas unklar ist. Je aktiver du mitarbeitest, desto leichter kannst du das Gelernte später anwenden.

Mach dir Notizen

Notiere dir wichtige Erkenntnisse, Fragen und Ideen, die du später ausprobieren möchtest. So kannst du das Gelernte nach der Schulung leichter in deinen Arbeitsalltag übertragen.