Microsoft Planner ist ein hervorragendes Werkzeug, um Aufgaben im Team zu organisieren und Projekte transparent zu steuern. Für die meisten Teams reichen die enthaltenen Funktionen vollkommen aus.

Doch je größer Projekte werden und je mehr Personen beteiligt sind, desto häufiger stoßen Anwender an die Grenzen von Planner Basic.

Vielleicht möchtest du:

• ✅ Projekte mit einem Gantt-Diagramm (visualisiert Aufgaben und Abhängigkeiten auf einer Zeitachse) planen
• ✅ Abhängigkeiten zwischen Aufgaben verwalten
• ✅ Meilensteine definieren und verfolgen
• ✅ Ressourcen und Auslastungen besser planen
• ✅ mehrere Projekte professionell steuern

👉 Die gute Nachricht:

In vielen Fällen musst du nicht deine gesamte Microsoft-365-Lizenz wechseln. Bereits mit einer zusätzlichen Planner Premium-Lizenz erhältst du zahlreiche Funktionen für ein professionelles Projektmanagement. Häufig genügt es sogar, wenn nur Projektleiter oder Personen mit Planungsverantwortung eine Premium-Lizenz erhalten.

Im folgenden Vergleich siehst du auf einen Blick, welche Funktionen Planner Basic und Planner Premium unterscheiden und wann sich ein Upgrade wirklich lohnt.

🎥Planner Basic oder Planner Premium – der Vergleich

Funktion	Planner Basic (in Microsoft 365 E5 enthalten)	Planner Premium
Aufgaben verwalten	✅	✅
Kanban-Board	✅	✅
Aufgaben zuweisen	✅	✅
Prioritäten & Fälligkeiten	✅	✅
Checklisten	✅	✅
Kommentare & Zusammenarbeit	✅	✅
Integration in Microsoft Teams	✅	✅
Kalenderansicht	✅	✅
Timeline / Gantt-Diagramm visualisiert Aufgaben und Abhängigkeiten auf einer Zeitachse	❌	✅
Abhängigkeiten zwischen Aufgaben	❌	✅
Meilensteine	❌	✅
Sprint-Planung / Backlog	❌	✅
Ressourcenplanung	❌	✅
Automatische Ermittlung der projektkritischen Aufgaben	❌	✅
Erweiterte Berichte	Eingeschränkt	✅
Individuelle Felder anlegen	❌	✅
Copilot-Unterstützung (lizenzabhängig)	❌	✅

Kosten

Lizenz	Zusätzliche Kosten
Planner Basic (Bestandteil von Microsoft 365 E5)	0 €
Planner Premium	ca. 8,70 € pro Benutzer und Monat (bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt.)

💡 Gut zu wissen: In den meisten Unternehmen benötigen nicht alle Mitarbeitenden eine Planner-Premium-Lizenz. Häufig reicht es aus, wenn Projektleiter oder Personen mit Planungsverantwortung Premium nutzen. Dadurch bleiben die Lizenzkosten überschaubar.

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Wann reicht Planner Basic?

Planner Basic ist ideal, wenn du:

• ✅ Aufgaben im Team organisierst
• ✅ persönliche oder gemeinsame To-do-Listen verwaltest
• ✅ kleinere Projekte koordinierst
• ✅ Microsoft Teams als zentrale Arbeitsplattform nutzt

➡️ Für den Großteil aller Teams reicht Planner Basic vollkommen aus.

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Wann lohnt sich Planner Premium?

Ein Upgrade lohnt sich insbesondere, wenn du:

• ✅ mehrere Projekte gleichzeitig steuerst
• ✅ komplexe Zeitpläne erstellen möchtest
• ✅ Abhängigkeiten zwischen Aufgaben benötigst
• ✅ Meilensteine planen möchtest
• ✅ Ressourcen und Auslastungen im Blick behalten möchtest
• ✅ agile Projekte mit Backlogs oder Sprints organisierst
• ✅ den Projektfortschritt professionell auswerten möchtest

➡️ Je komplexer deine Projekte werden, desto größer ist der Mehrwert von Planner Premium.

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Gibt es Nachteile?

Eigentlich gibt es nur zwei kleine Nachteile:

• zusätzliche Lizenzkosten
• etwas mehr Einarbeitung, da mehr Funktionen zur Verfügung stehen

Für eine einfache Aufgabenverwaltung ist Planner Premium häufig nicht notwendig. Wer jedoch regelmäßig Projekte plant und steuert, spart durch die erweiterten Funktionen oft deutlich mehr Zeit, als die Lizenz kostet.

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Entscheidungshilfe

Beantworte die folgenden Fragen:

Frage	Ja	Nein
Koordiniere ich regelmäßig mehrere Personen oder Teams?	☐	☐
Habe ich Projekte mit festen Terminen und Meilensteinen?	☐	☐
Gibt es Aufgaben, die voneinander abhängig sind?	☐	☐
Muss ich den Projektfortschritt regelmäßig berichten?	☐	☐
Plane ich mehrere Projekte parallel?	☐	☐
Wäre eine Zeitplanung als Gantt-Diagramm für mich hilfreich?	☐	☐

Auswertung

0–2 × Ja

➡️ Planner Basic ist in der Regel vollkommen ausreichend.

3–4 × Ja

➡️ Sprich mit deiner IT-Abteilung oder deiner Führungskraft, ob Planner Premium für dich sinnvoll wäre.

5 oder mehr × Ja

➡️ Planner Premium bietet dir wahrscheinlich einen deutlichen Mehrwert und erleichtert deine Projektarbeit spürbar.

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Fazit

Planner Basic organisiert Aufgaben. Planner Premium steuert Projekte.

Für die meisten Teams reicht Planner Basic vollkommen aus. Wer jedoch regelmäßig komplexe Projekte plant, mehrere Personen koordiniert oder eine professionelle Projektsteuerung benötigt, profitiert häufig schon mit einer einzigen zusätzlichen Premium-Lizenz von deutlich mehr Übersicht, besserer Planung und einer effizienteren Zusammenarbeit.

💡 Mein Tipp: Hinterfrage einmal deinen Arbeitsalltag. Wenn du regelmäßig Projektpläne erstellst, Abhängigkeiten verwaltest oder mehrere Projekte gleichzeitig koordinierst, kann sich die Investition in Planner Premium bereits nach kurzer Zeit auszahlen.

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