Eine einfache Orientierung für den digitalen Arbeitsalltag
Teams oder Outlook? To Do oder Planner? OneDrive oder Teams? Forms oder Polls?
In meinen Microsoft-365-Schulungen bekomme ich immer wieder eine Frage gestellt:
„Welches Tool nutze ich eigentlich wofür?“
Eine berechtigte Frage. Denn Microsoft 365 bietet viele verschiedene Anwendungen – und manche davon können auf den ersten Blick sogar ähnliche Dinge.
Dabei muss man gar nicht jede Funktion kennen, um sich zurechtzufinden. Viel wichtiger ist zunächst die Frage:
Was möchte ich gerade tun – und welches Tool passt am besten dazu?
Genau dafür habe ich diese Übersicht zusammengestellt. Sie soll als Orientierung für den Arbeitsalltag dienen. Was die einzelnen Tools alles können und wie sie sinnvoll zusammenspielen, schauen wir uns dann in den Trainings genauer an.
Die Microsoft-365-Welt in seinem vielfältigen Nutzen überblicken
Ich möchte …
Passendes Tool
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
einer Person kurz etwas schreiben
Teams Chat
„Hast Du die Präsentation schon fertig?“
mit mehreren Personen schnell etwas abstimmen
Teams Gruppenchat
Kurze Abstimmung mit mehreren Kollegen
zu einem Projekt oder Thema dauerhaft kommunizieren
Teams Kanal
Austausch zum Projekt „Neue Webseite“
eine spontane Besprechung starten
Teams Sofortbesprechung
„Habt ihr gerade fünf Minuten Zeit?“
eine Besprechung planen und Teilnehmer einladen
Outlook Kalender + Teams
Teammeeting für nächste Woche planen
eine Besprechung zu einem Team oder Projekt durchführen
Teams Kanalbesprechung
Wöchentliches Projektmeeting
telefonieren
Teams Telefonie
Kollegen oder Kunden anrufen
eine E-Mail versenden
Outlook
Informationen oder Unterlagen per E-Mail senden
einen Termin planen und verwalten
Outlook Kalender
Workshop oder Kundentermin eintragen
Kontakte verwalten
Outlook
Kunden- und Geschäftskontakte pflegen
meine persönlichen Aufgaben organisieren
To Do
Rückruf, Bericht oder Vorbereitung einplanen
Aufgaben im Team verteilen
Planner
Festlegen: Wer macht was bis wann?
den Fortschritt gemeinsamer Aufgaben sehen
Planner
Überblick über offene und erledigte Aufgaben
eigene Dateien speichern
OneDrive
Entwürfe und persönliche Arbeitsdokumente
Dateien mit dem Team teilen
TeamsKanal
Projektunterlagen gemeinsam bereitstellen
gemeinsam an Dokumenten arbeiten
TeamsKanal
Mehrere Personen bearbeiten eine Präsentation
Notizen sammeln
OneNote
Eigene Notizen und Ideen festhalten
Besprechungen dokumentieren
OneNote
Notizen und Ergebnisse eines Meetings
Wissen sammeln und strukturieren
OneNote
Informationen zu einem Projekt sammeln
Feedback einholen
Forms
Feedback nach einer Veranstaltung oder Schulung
Anmeldungen oder Informationen abfragen
Forms
Anmeldung zu einem Workshop
schnell über etwas abstimmen
Polls
„Welcher Termin passt am besten?“
strukturierte Informationen gemeinsam verwalten
Lists
Maßnahmen-, Inventar- oder Übersichtslisten
Ansprechpartner und Zuständigkeiten erfassen
Lists
Wer ist für welches Thema zuständig?
Termine online buchbar machen
Bookings
Sprechstunden oder Beratungstermine anbieten
Informationen für viele Mitarbeitende bereitstellen
SharePoint
Unternehmensnews oder wichtige Informationen
Wissen zentral für viele Personen bereitstellen
SharePoint
FAQ, Leitfäden, Prozesse oder Vorlagen
Ideen gemeinsam entwickeln und visualisieren
Whiteboard
Brainstorming in einem Workshop
Besonders wichtig: Ähnliche Tools – unterschiedliche Einsatzbereiche
Einige Fragen tauchen in meinen Trainings besonders häufig auf. Hier hilft eine einfache Gegenüberstellung:
Wenn ich …
Dann eher …
meine Aufgaben organisieren möchte
To Do
unsere Aufgaben organisieren möchte
Planner
meine Dateien ablege
OneDrive
mit unseren Dateien zusammenarbeite
Teams
schnell etwas klären möchte
Teams Chat
ein Thema oder Projekt längerfristig gemeinsam bearbeiten möchte
Teams Kanal
eine geplante Besprechung mit Teilnehmern organisieren möchte
Outlook Kalender + Teams
eine Besprechung direkt einem Projekt oder Team zuordnen möchte
Teams Kanalbesprechung
schnell eine Meinung oder Entscheidung brauche
Polls
mehrere Fragen stellen und Antworten auswerten möchte
Forms
freie Notizen und Wissen sammeln möchte
OneNote
strukturierte Informationen gemeinsam pflegen möchte
Lists
Informationen für viele Mitarbeitende bereitstellen möchte
SharePoint
Die wichtigsten Tools kategorisiert
Wenn Sie sich nicht alle Anwendungsfälle merken möchten, hilft diese einfache Einteilung:
Kommunikation & Besprechungen
Outlook → E-Mails, Kalender & Kontakte Teams Chat → schnelle Kommunikation Teams Kanäle → Zusammenarbeit zu Themen & Projekten mit anderen Teams Meetings → Besprechungen Teams Telefonie → Telefonieren
Aufgaben & Organisation
To Do → meine Aufgaben Planner → unsere Aufgaben Lists → strukturierte Informationen
Dateien & Wissen
OneDrive → meine Dateien Teams Kanal → unsere Dateien OneNote → Notizen & Wissen SharePoint → Informationen für viele Mitarbeitende
Feedback & Abstimmung
Forms → Umfragen & Feedback Polls → schnelle Abstimmungen
Termine
Outlook → Terminplanung + Terminabstimmungen Teams Kanal → Terminplanung im Team Bookings → Externe Terminbuchungen
Zusammenarbeit & Ideen
Whiteboard → Ideen gemeinsam entwickeln
Die wichtiges Frage: Was möchte ich erreichen?
Das ist für mich die wichtigste Frage bei der Arbeit mit Microsoft 365.
Nicht:
„Welches Tool könnte ich jetzt benutzen?“
Sondern:
„Was möchte ich erreichen?“
Möchte ich kommunizieren, eine Aufgabe organisieren, eine Datei gemeinsam bearbeiten, Wissen sammeln, abstimmen oder einen Termin vereinbaren?
Wenn das Ziel klar ist, wird auch die Wahl des passenden Tools deutlich einfacher.
Und genau darum geht es in meinen Microsoft-365-Trainings: nicht möglichst viele Funktionen kennenzulernen, sondern die Werkzeuge so einzusetzen und miteinander zu kombinieren, dass sie den Arbeitsalltag einfacher, strukturierter und effizienter machen.
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